Warum ist es wichtig, eine Abwesenheit zu kommunizieren?
Abwesenheitsmeldungen sind von erheblicher Bedeutung, da sie damit Ihre Abwesenheit klar kommunizieren und somit Unklarheiten und potenzielle Verwirrungen verhindern. Sie zeigen so auch Respekt gegenüber denen, die versuchen, Sie zu kontaktieren, und ermöglichen es ihnen auf diese Art und Weise, angemessen zu reagieren – sei es durch das Verschieben von Terminen, das Einbeziehen einer Vertretung oder einfach durch die Kenntnisnahme davon, dass Ihre Antwort etwas länger dauern kann.
In welchen Fällen brauchen Sie eigentlich eine Abwesenheitsnotiz?
Abwesenheitsmeldungen sind in verschiedenen Situationen relevant. Während eines Urlaubs, sei es ein langer geplanter Ausflug oder nur ein paar freie Tage, ist es ratsam, eine Abwesenheitsnotiz zu hinterlassen. Ebenso während Geschäftsreisen, um zu signalisieren, dass Sie gerade nicht im Büro sind, und auch bei Krankheit oder persönlichen Angelegenheiten, um darauf hinzuweisen, dass Sie möglicherweise nicht antworten können. Sogar an Feiertagen ist es angebracht, eine kurze Abwesenheitsnotiz zu hinterlassen, um alle darüber zu informieren, dass Sie Ihre wohlverdiente Auszeit genießen – denn gerade im internationalen Geschäft ist es nicht selten der Fall, dass Ihr Feiertag beim Kunden ein ganz normaler Arbeitstag ist. Apropos internationales Geschäft: Es ist immer sinnvoll, die Abwesenheitsnotiz zusätzlich zur deutschen Fassung auch in Englisch anzubieten – so erreichen Sie auch Ihre fremdsprachigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner. Nicht zuletzt sollte nach Möglichkeit immer eine weitere Person Zugriff auf Ihre Accounteinstellungen haben, um eine entsprechende Notiz für Sie einzurichten, falls Sie es selbst nicht tun können.
Dos and Don’ts – was sollte in einer Abwesenheitsnotiz enthalten sein, was nicht?
Eine effektive Abwesenheitsmeldung sollte klar kommunizieren, dass Sie – na klar – abwesend sind. Ob Sie den Grund nennen oder nicht, ist Ihnen überlassen. Nicht alle Gründe sollten kommuniziert werden oder gehen die Empfängerin oder den Empfänger etwas an. Sind Sie an einer Grippe erkrankt? Gute Besserung! Für die Adressatin oder den Adressaten reicht jedoch der Hinweis, dass Sie in dieser Woche nicht zu erreichen sind und wann Sie voraussichtlich zurück sein werden, damit sich die lesende Person darauf einstellen kann, Sie gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu kontaktieren. Darüber hinaus ist es ratsam, eine Kontaktperson oder alternative Kontaktmöglichkeiten für dringende Angelegenheiten anzugeben. Die Nachricht sollte freundlich und professionell formuliert sein und eine höfliche Abschiedsformel enthalten. Dies ermöglicht es den Empfängerinnen und Empfängern, die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen und ihre Erwartungen zu managen. Außerdem wichtig: Teilen Sie Ihren Adressatinnen und Adressaten in Ihrer Abwesenheitsmeldung mit, ob ihre Nachricht während Ihrer Abwesenheit weitergeleitet und bearbeitet wird oder ob sie bis zu Ihrer Rückkehr ungelesen im Postfach verbleibt – so kann die Person selbst entscheiden, ob weitere Schritte notwendig sind.
